Вопрос: Работники
организации часто ездят в командировки в Германию. Во время нахождения в
командировке работникам приходится переезжать по территории Германии из одного
города в другой. В случае переезда группы работников дешевле арендовать
автомобиль, чем ехать поездом (учитывая расходы на проезд от гостиницы до
вокзала и от вокзала до гостиницы в другом городе).
Может ли организация учитывать расходы на
аренду автомобиля для проезда работников к месту командировки и обратно для
целей исчисления налога на прибыль?
Каков порядок обложения НДФЛ и страховыми
взносами сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля
во время их нахождения в командировке?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 29 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/742
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу
учета расходов на аренду автомобиля для перемещения работников во время
командировки в целях налогообложения и сообщает следующее.
При определении налоговой базы по налогу
на прибыль налогоплательщик - российская организация уменьшает полученные
доходы на сумму произведенных расходов в порядке, предусмотренном гл. 25
Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).
При этом ст. 252 НК РФ предусмотрены
критерии, в соответствии с которыми осуществленные затраты (за исключением
расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) признаются расходами для целей
налогообложения и учитываются при определении налоговой базы по налогу на
прибыль.
Так, расходами
признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях,
предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные)
налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются
экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными
расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в
соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются
любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности,
направленной на получение дохода.
Согласно пп. 12
п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией,
относятся расходы на командировки, в частности на:
- проезд работника к месту командировки и
обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье
расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных
услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в
барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование
рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов,
ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы
за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за
пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные
аналогичные платежи и сборы.
Таким образом, расходы по аренде
автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, по
нашему мнению, можно учитывать в составе расходов при условии их
документального оформления и обоснования.
В случае аренды автомобиля работником во
время командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут
являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные
документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду,
документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при
наличии).
Касательно
обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией
расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в служебной
командировке сообщаем
следующее.
Статьей 168 Трудового кодекса Российской
Федерации (далее - ТК РФ) предусмотрено, что в случае направления в служебную
командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При
этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными
командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным
актом организации.
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не
подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных
действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в
пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской
Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых
обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
При оплате
работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так
и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в
частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые
расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт
или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Ни ТК РФ, ни ст. 217 НК РФ не содержат
ограничений в отношении видов средств транспорта,
используемых работником для проезда до места назначения и обратно.
Исходя из
вышеизложенного суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда
работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением
налогоплательщиками трудовых обязанностей.
При этом в организации должны иметься
соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование
арендованного автомобиля для служебных целей.
В соответствии со
ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в
Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской
Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской
Федерации и территориальные фонды обязательного медицинского страхования"
по вопросам уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды
следует обращаться в Минздравсоцразвития России.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
29.11.2010