Проблемная ситуация: Основным видом деятельности ЗАО
является деятельность по заготовке, переработке и реализации лома черных
металлов, осуществляемая на основании лицензии.
Для осуществления хозяйственной
деятельности ЗАО использует 6 легковых автомобилей. На данных легковых
автомобилях осуществляются служебные поездки по городу и области руководителями
организации и менеджерами. Услуги сторонним организациям по перевозке пассажиров
не оказываются.
В соответствии с
Письмом Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики при Министерстве
финансов Российской Федерации от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 "О порядке
заполнения путевых листов" организации, не являющиеся автотранспортными,
могут разработать свою форму путевого листа, в которой должны быть отражены все
реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N
129-ФЗ.
В связи с вышеизложенным просим
разъяснить: может ли ЗАО использовать в качестве первичного документа по учету
работы легкового автотранспорта форму путевого листа, разработанную
самостоятельно, в которой отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9
Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ?
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном
подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в
деятельности налогоплательщика, и сообщает следующее.
В соответствии с абз.
2 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях
налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются
обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях,
предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные)
налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются
экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально
подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами,
оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо
документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота,
применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены
соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими
произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о
командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в
соответствии с договором). Расходами
признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления
деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса
институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей
законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в
том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального
закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные
учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а
документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать
обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3
"Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением
Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм
первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте,
распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие
деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в
том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит
обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается
остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо
иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных
материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2
ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени
которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в
натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц,
ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на
их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Как следует из письма, организация не
является автотранспортным предприятием. В приложении к письму представлен
образец формы путевого листа, разработанной организацией. По нашему мнению,
представленный образец путевого листа содержит все необходимые реквизиты,
предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, и
отражает сущность регистрируемой хозяйственной операции. В связи с изложенным
форма путевого листа, разработанная организацией, может служить в целях гл. 25
Кодекса документом, подтверждающим расходы.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
07.04.2006