Проблемная ситуация: В целях осуществления своей
деятельности банк имеет парк автомобилей. Для документального подтверждения
расходов на приобретение ГСМ банком используется путевой лист легкового
автомобиля по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997
N 78. В соответствии с правовой позицией, изложенной в Письме Минфина России от
20.09.2005 N 03-03-04/1/214, указанная форма обязательна только для
автотранспортных организаций. Таким образом, поскольку банк автотранспортной
организацией не является, можно сделать вывод, что на путевой лист,
используемый банком, можно не распространять требования Постановления N 78,
согласно которым путевой лист действителен только на один день (смену).
Вправе ли банк оформлять путевой лист не
на каждый день, а на более длительный срок (например, на месяц) при условии,
что всем водителям банка заработная плата исчисляется ежемесячно исходя из
данных табеля учета рабочего времени и должностного оклада?
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном
подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в
деятельности налогоплательщика, и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового
кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом
на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально
подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки),
осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются
экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными
расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в
соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются
любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности,
направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты,
понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства
Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в
каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального
закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные
учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а
документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать
обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3
"Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением
Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм
первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте,
распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие
деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в
том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит
обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то
они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа,
подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в
котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9
Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а
именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени
которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в
натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц,
ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на
их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если еженедельное
(ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать
учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что
путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых
чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать
вышеназванные расходы налогоплательщика.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
16.03.2006