Проблемная ситуация: В соответствии с Письмом
Министерства финансов РФ от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 утвержденная
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 форма путевого листа
легкового автомобиля обязательна только для автотранспортных организаций.
Вправе ли банк выдавать путевой лист не
на каждый день, а на более длительный срок (на месяц) при условии, что всем
водителям банка ежемесячно выплачивается заработная плата исходя из данных
табеля об отработанном времени и должностного оклада?
По мнению банка, выдача путевого листа
сроком на один месяц позволяет не только обеспечить выполнение требований ст.
252 Налогового кодекса в части документального подтверждения расходов на
амортизацию, расход горюче-смазочных материалов и оплату труда водителей, но и
уменьшить затраты на содержание персонала связанного с обслуживанием парка
автомашин.
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном
подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых
сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.
В соответствии с абз.
2 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях
налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются
обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях,
предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные)
налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются
экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными
расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в
соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются
любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности,
направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса
институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей
законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в
том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального
закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные
учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а
документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать
обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3
"Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением
Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм
первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте,
распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие
деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в
том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит
обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то
они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа,
подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в
котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9
Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а
именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени
которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в
натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц,
ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на
их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если ежемесячное
составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени,
расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с
такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы
налогоплательщика.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
03.02.2006