Проблемная ситуация: ООО осуществляет деятельность по
производству упаковки для пищевых продуктов и одноразовой посуды из бумаги и
пластмассы и не занимается перевозкой пассажиров и грузов. В соответствии с
договором лизинга ООО получило в пользование несколько
легковых автотранспортных средств, которые были переданы по доверенностям на
право управления транспортными средствами сотрудникам компании для выполнения
ими своих служебных обязанностей (например, для осуществления поездок к
клиентам организации с целью проведения с ними переговоров).
Может ли ООО относить
на расходы в целях налогообложения прибыли затраты на приобретение ГСМ,
страхование указанных автомобилей, проведение их периодического технического
осмотра и техническое обслуживание в сервисных технических центрах и т.д. (что
является обязанностью ООО по договору лизинга) без оформления и выдачи
ежедневных путевых листов сотрудникам, эксплуатирующим корпоративный
автотранспорт?
В случае возможности не оформлять путевые
листы на основании каких документов можно относить на затраты организации
вышеуказанные расходы?
Может ли ООО
разработать свою форму отчетности и на ее основании относить на расходы
организации затраты на ГСМ (например, разработать свою форму путевых листов и
оформлять их на каждую машину ежемесячно)?
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 15 ноября 2005 г. N 03-03-04/1/363
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу об учете расходов,
связанных со страхованием, содержанием и техническим обслуживанием автомобилей,
полученных налогоплательщиком в лизинг и используемых сотрудниками для
выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового
кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом
на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально
подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки),
осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются
экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными
расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в
соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются
любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности,
направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса
институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей
законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в
том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального
закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные
учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а
документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать
обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3
"Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением
Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм
первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте,
распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие
деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в
том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит
обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то
они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены
все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N
129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени
которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в
натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц,
ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на
их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
15.11.2005