Проблемная ситуация: На балансе организации числится
автомобиль, на котором ездит генеральный директор. Затраты на бензин он
оплачивает за счет собственных средств (чеки в бухгалтерию не представляются),
и налоговую базу по налогу на прибыль организация на данные расходы не
уменьшает. Можно ли в этом случае суммы амортизации, которые начисляются по
автотранспортному средству, относить в расходы, учитываемые при расчете
налогооблагаемой прибыли? Могут ли путевые листы, заполненные с указанием
пробега и мест назначения поездок (но без указания затрат на бензин), служить
доказательством того, что автомобиль используется в производственных и
управленческих целях?
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/117
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по поставленным вопросам
сообщает следующее.
В целях гл. 25 Налогового кодекса
Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные
доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в
ст. 270 настоящего Кодекса).
Расходами признаются обоснованные и
документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265
Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии,
что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение
дохода.
Амортизируемым имуществом в целях гл. 25
Кодекса признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные
объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика
на праве собственности (если иное не предусмотрено настоящей главой),
используются им для извлечения дохода и стоимость которых погашается путем
начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со
сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью
более 10 000 руб. (п. 1 ст. 256 Кодекса).
Согласно п. 1 ст. 257 Кодекса под
основными средствами в целях настоящей главы понимается часть имущества,
используемого в качестве средств труда для производства
и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления
организацией.
В соответствии с пп.
3 п. 2 ст. 253 Кодекса сумма начисленной амортизации учитывается для целей
налогообложения прибыли в составе расходов, связанных с производством и
реализацией.
Таким образом, сумма начисленной
амортизации по автотранспортному средству учитывается при определении налоговой
базы по налогу на прибыль на основании пп. 3 п. 2 ст.
253 Кодекса.
Что касается вопроса порядка применения
путевых листов легкового автомобиля, сообщаем следующее.
Согласно Федеральному закону от
21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 2 ст. 9) первичные
учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме,
содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Форма N 3
"Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением
Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм
первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте,
распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие
деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в
том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит
обязательный характер.
Согласно указаниям по применению и
заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы
легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более
длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет
задание в течение более одних суток (смены).
Что касается описания маршрута следования
в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то
он записывается по всем пунктам следования автомобиля.
Заполнение раздела "Движение
горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из
фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на бензин
списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании
путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Не допускается наличие в
унифицированных формах незаполненных реквизитов.
Одновременно обращаем внимание на то, что
указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что
касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого
листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9
Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а
именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени
которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в
натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц,
ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
01.08.2005