Проблемная ситуация: ООО занимается
рекламно-издательской деятельностью (издает адресно-телефонные справочники) и
имеет на балансе три легковые машины. При этом автомобили обклеены рекламой
организации.
Руководящий состав организации
(генеральный директор, директора отделов/подразделений) использует машину в
рабочее время в служебных целях и в выходные дни с целью рекламирования
деятельности ООО. Данные права и обязанности указаны в
условиях трудового договора. Организация оплачивает расходы на ГСМ в пределах
норм расходов, утвержденных Минтрансом России.
В связи с тем
что заполнение и обработка путевых листов - процесс трудоемкий, просим дать
разъяснения по следующим вопросам.
1. Возможно ли лицам, являющимся
руководящим составом и имеющим право использовать автомобили на основании
условий трудового договора, не заполнять путевые листы? Возможно
ли компенсировать им расходы на ГСМ на основании условий трудового договора и
учесть указанные расходы в целях налогообложения прибыли?
2. Возможно ли
путевые листы заполнять один раз в месяц или один раз в неделю, а не ежедневно?
3. Возможно ли
организации самостоятельно разработать и утвердить форму путевого листа исходя
из специфики работы?
Разъяснения органа государственной исполнительной власти:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 15 июля 2005 г. N 03-03-04/1/75
Департамент налоговой и
таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и сообщает следующее.
Как усматривается из представленного
письма, организация использует в выходные дни автомобиль с целью рекламирования
деятельности компании.
Согласно пп. 28 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации
(далее - Кодекс) полученные налогоплательщиком доходы уменьшаются на расходы на
рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ,
услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания,
включая участие в выставках и ярмарках, с учетом положений п. 4 данной статьи
Кодекса.
На основании п. 4 ст. 264 Кодекса расходы
налогоплательщика на рекламу на транспортных средствах (включая расходы на
горюче-смазочные материалы для данных транспортных средств), осуществленные им
в течение отчетного (налогового) периода, для целей налогообложения признаются
в размере, не превышающем 1 процента выручки от реализации, определяемой в
соответствии со ст. 249 Кодекса. Указанные расходы должны быть обоснованными и
документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Кодекса).
По вопросам заполнения путевых листов
полагаем необходимым отметить, что первичные учетные документы принимаются к
учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных
форм первичной документации. Организация наделяется правом самостоятельно
разработать форму тех первичных учетных документов, форма которых не
предусмотрена в данных альбомах (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N
129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Первичным документом, подтверждающим
произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист,
унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от
28.11.1997 N 78 (далее - Постановление).
Учитывая, что унифицированная форма
путевого листа утверждена Постановлением, организация не вправе самостоятельно
разработать и утвердить форму данного первичного учетного документа.
В путевом листе указываются номер и дата
выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, показания
спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании этих данных
определяется фактический расход на горюче-смазочные материалы по конкретному автомобилю.
При этом путевой лист автомобиля выписывается только на один день или смену (п.
2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации,
утвержденных Постановлением).
Таким образом, для признания расходов на
горюче-смазочные материалы в целях налогообложения прибыли необходимо наличие
чеков АЗС (документов, подтверждающих факт оплаты горюче-смазочных материалов)
и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход
бензина на производственные цели. Компенсация руководящему составу организации
расходов на горюче-смазочные материалы на основании условий трудового договора
в целях налогообложения не учитывается.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
15.07.2005